Mein Sohn geht in einen Kindergarten, der von einer Elterninitiative gegründet wurde, bei dem also ein Verein der Träger ist. Und wie das dann so läuft habe ich seit einigen Monaten die zweifelhafte Ehre, Kassenwartin in besagtem Verein zu sein. Hat sich leider sonst keiner drum gerissen. Und was soll ich sagen, es ist echt viel Arbeit!
Wir sind alles nur Eltern dort im Vorstand, die das ehrenamtlich nebenbei machen. Und auf einmal sind wir Arbeitgeber, müssen verschiedene Gelder beantragen, Schutzkonzepte aufstellen etc. etc. Ich habe mir vorher gar keine Gedanken drüber gemacht, was da alles gemacht werden muss. Und zwar von Leuten, die eigentlich gar keine Ahnung von der Materie haben.
So wie ich jetzt zum Beispiel mit den Lohnabrechnungen und Anträgen beim Jugendamt. Zum Glück haben wir für ersteres ein Steuerbüro, das uns das meiste abnimmt. Da die aber auch gerne mal verschlafen, wenn es eine Gehaltsstufe höher geht oder sich an den Tarifen was geändert hat, bin auch ich in der Verantwortung, dass die Erzieherinnen (bei uns gibt es nur Frauen in dem Job) ihr hart verdientes Geld bekommen.
Außerdem muss ich mich darum kümmern, dass wir als Träger auch das entsprechende Geld vom Jugendamt bekommen, um die ganzen Kosten decken zu können. Dafür gibt es einen sogenannten Verwendungsnachweis. Pro Kind, das in den Kindergarten geht, gibt es „Kindspauschalen“, die an den Träger des Kindergartens gezahlt werden. Und irgendwann muss man im Verwendungsnachweis darlegen, dass man das Geld auch wirklich für entsprechendes Personal und anfallende Sachkosten ausgegeben hat.
Betonung liegt auf IRGENDWANN, denn jetzt kommt das Spannende an der ganzen Sache: In den letzten Wochen kam eine Mail mit der Info, dass der Verwendungsnachweis für das Kindergartenjahr 2020/2021 nun online ist und bearbeitet werden kann. Wohlgemerkt, wir befinden uns gerade bereits im Jahr 2022/2023. Als ich den Verweis geöffnet habe wurde ich mit folgender Meldung begrüßt:
„Der Verwendungsnachweis kann noch nicht bearbeitet werden, da noch keine Feststellung der Endabrechnung vorliegt.„
Hm. Meine Vorgängerin hat mir gesagt, dass der Nachweis bis Ende Mai fertig gestellt sein muss. Da wir uns schon in Mitte Mai befinden und das Dingen bestimmt nicht in einer Stunde bearbeitet ist, habe ich also mal beim Jugendamt angerufen. Und naja, es stellt sich heraus: 2020/2021 wird noch etwas dauern, denn 2019/2020 ist noch nicht mal ausgefüllt! Geschweige denn zur Bearbeitung freigegeben. Warum auch nicht, Frist zur Einreichung ist auch erst am 28.02.2021 abgelaufen…
Anscheinend läuft es so: Das Jugendamt erstellt eine Endabrechnung für das Kindergartenjahr mit den Daten und Geldern, die gezahlt wurden. Diese Endabrechnung wird dem Landesjugendamt vorgelegt und muss freigegeben werden, bevor die Träger dann den zugehörigen Verwendungsnachweis ausfüllen können. Und sowohl die Jugendämter als auch die Landesjugendämter hängen ordentlich hinterher. In manchen Städten sogar mehr als vier Jahre…
Für die Ausfüllung des Verwendungsnachweises braucht man allerdings einige Infos: Z.B. wer hat welche Stunden gearbeitet, welche Fachkraft hat sich wieviele Stunden um U3 Kinder gekümmert und wieviel Geld wurde dementsprechend in diesem Bereich ausgegeben? Welche Sachkosten fielen in dem Kindergartenjahr an, z.B. für Arbeiten am Gebäude, Büromaterial, Nebenkosten Energie etc.?
Wenn man Glück hat, hat man entweder selber schon entsprechende Notizen kontinuierlich hinterlegt, die man dann ein paar Jahre später eintragen kann. Wenn man Pech hat, wurde einem nur Chaos übergeben und niemand weiß genau, was vor ein paar Jahren ausgegeben wurde oder welche Fachkraft wie viele Wochenstunden gearbeitet hat.
Bei uns ist es irgendwas dazwischen. Meine Vorgängerin hat die letzten acht Jahre auf ihrem Posten verbracht und die Buchhaltung recht ordentlich hinterlassen. Allerdings gibt es keine Tabellen, aus denen ich direkt die entsprechenden Werte auslesen und in den Verwendungsnachweis eintragen kann. Ich darf also alte Ordner wühlen und auf das gute Gedächtnis unserer Leitung hoffen, die sich in den letzten 15 Jahren nicht geändert hat.
Vielleicht habe ich aber auch Glück: Drei Jahre habe ich den Posten noch, danach sind meine Kiddies raus aus dem Kindergarten und jemand anderes darf übernehmen. Wenn die Jugendämter sich also noch ein bisschen mehr Zeit lassen, dann könnte der Kelch komplett an mir vorübergehen 😉